Valvontamenettely

Isännöinnin Auktorisointi ISA ry:n auktorisoimat isännöintiyritykset ovat sitoutuneet noudattamaan hyvää isännöintitapaa ja auktorisointiedellytyksiä. ISA ry valvoo auktorisoitujen isännöintiyrityksien toimintaa. Valvonnan toteuttamiseksi noudatetaan näitä määräyksiä. Määräykset on hyväksytty ISA ry:n hallituksen kokouksessa 16.5.2006.

Toimielimet
Valvontamenettelyn kohde
Seuraamukset
Vireilletulo
Asian valmistelu ja päätöksentekomenettely
Auditointi
Kohdennettu auditointi
Päätösten julkistaminen
Muutoksenhaku

Toimielimet

Valvontamenettely on ISA ry:n hallituksen valitseman auktorisointitoimikunnan tehtävänä.

Auktorisointitoimikunta voi lopullisesti päättää valvontatoimista. Mikäli auktorisointitoimikunta päättää peruuttaa auktorisoinnin, tulee päätös alistaa ISA ry:n hallituksen vahvistettavaksi.

Valvontaasioiden esivalmistelun hoitaa yhdistyksen asiamies.

Valvontamenettelyn kohde

Kantelu voidaan tehdä, mikäli kantelija katsoo, että isännöintiyritys on menetellyt ISA ry:n hyväksymien hyvää isännöintitapaa koskevien ohjeiden (HIT) vastaisesti tai isännöintiyrityksen toiminta ei muuten täytä auktorisointiedellytyksiä.

Kantelun peruste ei pääsääntöisesti saa olla kolmea vuotta vanhempi. Jos kantelun perusteena on tuomioistuimen tuomio, asian käsittely pääsääntöisesti lykätään, kunnes tuomio on lainvoimainen.

Valvontamenettelyssä ei voida ratkaista asianomaisten välisiä korvauskysymyksiä tai muita vaatimuksia.

Seuraamukset

Mikäli yhdistys pitää kantelua aiheellisena, se voi antaa isännöintiyritykselle huomautuksen, varoituksen, poistaa auktorisoinnin väliaikaisesti tai peruuttaa auktorisoinnin.

Huomautus annetaan, jos on menetelty hyvän isännöintitavan vastaisesti tai toiminta ei ole täyttänyt kaikilta osin auktorisointiedellytyksiä.

Varoitus annetaan, jos hyvän isännöintitavan vastainen menettely tai auktorisointiedellytysten täyttämättä jättäminen on ollut olennaista ja jos tästä laiminlyönnin toistuessa tai jatkuessa voi seurata auktorisoinnin peruuttaminen.

Auktorisointi voidaan poistaa väliaikaisesti, jos hyvän isännöintitavan vastainen menettely tai auktorisointiedellytysten täyttämättä jättäminen on ollut niin olennaista, ettei varoitusta voida katsoa riittäväksi seuraamukseksi. Väliaikainen auktorisoinnin poistaminen kestää toimikunnan päättämän ajan, kuitenkin enintään 24 kuukautta. Toimikunta määrää päätöksessään auktorisoinnin väliaikaisen poistamisen alkamis- ja päättymisajankohdan. Määräajan päätyttyä auktorisointi palautetaan, ellei isännöintiyritys ole kyseisenä aikana menetellyt vastoin hyvää isännöintitapaa.

Auktorisointi peruutetaan, jos hyvän isännöintitavan tai auktorisointiedellytysten vastainen toiminta on toistunut varoituksesta tai auktorisoinnin väliaikaisesta peruuttamisesta huolimatta, tai kysymyksessä on sellainen moitittava toiminta, että auktorisointi tulee peruuttaa välittömästi.

Mikäli isännöintiyrityksen auktorisointi on peruutettu, sillä on oikeus anoa auktorisointia uudelleen aikaisintaan kolmen vuoden kuluttua siitä, kun yhdistyksen hallitus on vahvistanut auktorisoinnin peruuttamisesn. Tällöin auktorisoitavan hakemus käsitellään uutena hakemuksena auktorisointia koskevien edellytysten mukaisesti.

Kun auktorisointi on väliaikaisesti poistettu tai peruutettu, isännöintiyritys ei saa käyttää ISA-tunnusta. ISA-tunnuksen laiton käyttö on rangaistava teko ja ISA ry voi vaatia sen perusteella vahingonkorvausta.

Vireilletulo

Kantelun auktorisoidun isännöintiyrityksen menettelystä ovat oikeutettuja tekemään isännöintiyrityksen asiakkaana olevan tai aikaisemmin asiakkaana olleen isännöintikohteen päätösvaltaa käyttävät toimielimet. Mikäli isännöintikohde on kiinteistö- tai asunto-osakeyhtiö, voi kantelun tehdä yhtiön hallitus. Lisäksi isännöintikohteen tilintarkastajalla on oikeus tehdä kantelu.

ISA ry voi erityisestä syystä myös omasta aloitteestaan harkintansa perusteella ottaa käsiteltäväkseen valvonta-asian. ISA ry voi ottaa omasta aloitteesta käsiteltäväkseen asian, jonka se on saanut tietoonsa esimerkiksi tiedotusvälineiden kautta tai muun kuin kanteluun oikeutetun tahon yhteydenoton perusteella.

Kantelu auktorisoidun isännöintiyrityksen toiminnasta on tehtävä kirjallisesti ja siinä on riittävän selkeästi yksilöitävä se tai ne toimenpiteet tai laiminlyönnit, joihin isännöintiyrityksen katsotaan syyllistyneen.

Asian valmistelu ja päätöksentekomenettely

Kun kirjallinen kantelu saapuu ISA ry:n toimistoon, lähettää asiamies koko kantelun liitteineen kantelun kohteelle vastineen antamista varten. Tämän jälkeen vastine voidaan toimittaa vielä kantelun tehneelle taholle mahdollisen lisävastineen antamista varten. Vastineen antamatta jättäminen ei estä asian ratkaisemista.

Tämän jälkeen asiamies laatii asiasta päätösesityksen tai esittää lisäselvityksen hankkimista. Auktorisointitoimikunta voi erityisestä syystä määrätä toimitettavaksi suullisen käsittelyn.

Kun auktorisointitoimikunnan tarpeellisiksi katsomat selvitykset on tehty, toimikunta tekee asiasta päätöksen. Päätöksessä on selostettava tapaus, perustelut sekä asiassa annettava ratkaisu. Valvonta-asia ratkaistaan siitä huolimatta, että auktorisointi ei ole enää voimassa ratkaisua annettaessa.

Mikäli toimikunta päättää auktorisoinnin peruuttamisesta, tulee päätös alistaa ISA ry:n hallituksen vahvistettavaksi.

Mikäli hallitus ei vahvista auktorisointitoimikunnan päätöstä, sen on palautettava asia uudelleen toimikunnan käsiteltäväksi.

Toimikunta voi muissakin periaatteellisesti tärkeissä asioissa alistaa päätöksensä hallitukselle.
Päätös annetaan kummallekin osapuolelle tiedoksi. Lisäksi kaikki auktorisointitoimikunnan valvonta-asioissa antamat päätökset annetaan tiedoksi ISA ry:n hallitukselle.

Auditointi

Auktorisointitoimikunnan tehtävänä on hyväksyä isännöintiyrityksissä suoritettavat auditoinnit. Mikäli auditoinnissa on havaittu isännöintiyrityksen menetelleen auktorisointiedellytysten tai hyvän isännöintitavan vastaisesti, käynnistetään yrityksen osalta valvontamenettely.

Kohdennettu auditointi

Auktoritointitoimikunta voi päättää kohdennetun auditoinnin tekemisestä valvontamenettelyn yhteydessä. Kohdennettua auditointia voidaan käyttää, kun valvontamenettelyssä ei saada asiakirjanäytön perusteella riittävää selvitystä siitä, onko isännöintiyritys toiminut hyvän isännöintitavan ja auktorisointiedellytysten mukaisesti.

Kohdennettu auditointi kohdistuu vain auktorisointitoimikunnan osoittamiin asioihin. Toimikunta nimittää auditoijan ISA-auditoijista. Auditoivalla isännöintiyrityksellä on veto-oikeus nimettävän auditoijan osalta. Tällöin toimikunta nimeää uuden auditoijan.

Kohdennettu auditointi tehdään mahdollisimman pian toimikunnan päätöksen jälkeen. Auditoija todentaa toimikunnalle toimittamassaan raportissa menettelyn tai olosuhteet, jotka vallitsevat isännöintiyrityksen toiminnassa.

ISA ry vastaa kohdennetun auditoinnin kustannuksista.

Päätösten julkistaminen

Valvonta-asioissa annetut päätökset eivät ole julkisia, ellei toisin päätetä.

Kun auktorisointi on väliaikaisesti poistettu tai peruutettu, ISA:lla on oikeus tiedustella paikalliselta kiinteistöyhdistykseltä ja isännöintiyhdistykseltä, noudattaako isännöintiyritys yhdistyksen päätöstä.

Edellä kerrotun lisäksi päätökset voidaan nimiä tai paikkakuntia mainitsematta julkaista ennakkotapauksina.

Muutoksenhaku

Valvonta-asiassa annettuun päätökseen ei voi hakea muutosta.